Każdy podatnik VAT zobligowany jest do wystawiania faktury VAT. Podatkowi poddawane są czynności wykonywane w Polsce. W wypadku gdy sprzedaż dotyczy osób, nie będących podatnikami VAT, nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT. W takim wypadku w zupełności wystarczy rachunek. Od 17 grudnia 2005r. wystawienie faktury lub rachunku niezgodnie z przepisami karane jest grzywną. Nie przechowywanie faktur lub rachunków (wypisanych przez siebie) zagrożone jest karą grzywny. Fakturę VAT należy wypisać w terminie do tydzień od, wydania przedmiotu lub wykonania usługi. W przypadku umów o charakterze ciągłym fakturę VAT wypisuje się nie później niż 7 dni po miesiącu w którym dotyczy dana umowa (abonament, czynsz). Podatnik ma obowiązek wystawienia faktury w dwóch sztukach. Kopię zachowuje dla siebie, zaś oryginał odbiera kupujący.
W przypadku gdy występuje wewnatrzwspolnotowa dostawa towarów faktura VAT stwierdzająca tę dostawę powinna mieć NIP podatnika dostarczającej arytykuł (koniecznie zarejestrowanego jako podatnik VAT UE) numer ten winien być poprzedzony symbolem PL. Ponadto na dokumencie należy wpisać właściwy i aktualny NIP dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie nabywcy, posiadający symbol tego kraju. Aktualność numeru VAT EU możemy skontrolować pod adresem 'potwierdzenie numeru VAT (VIES)' Jeśli dostawa dotyczy towarów lub świadczenia usług objętych stawką podatku VAT obniżoną a także dostawy towarów lub wykonania usług zwolnionych od podatku od towarów i usług opis pozycji ma także symbol towaru lub usługi, opisy w w klasyfikacji PKWiU, chyba że gdy nie ma takiego kodu PKWiU - wten czas trzeba opisać dlaczego stosuje się niższę stawkę podatku VAT. Do odmian faktur VAT zaliczamy takie jak , faktura zaliczka, zwykła faktura , faktura końcowa, korekta, istnieje również faktura proforma, która nie jest fakturą VAT. Przy wystawianiu dokumentów sprzedaży wydaje się najlepszy program do faktur wfirma.pl. Jest to całkiem niezły programik.
Pozycja faktury winna zawierać takie dane:
- wartość netto
- nazwę towaru lub usługi
- Wartość brutto
- ilość
- Kwotę podatku
- Stawkę podatku
- cenę
Faktura powinna posiadać dane takie jak:
- Wyszczegołnienie stawek
- Data wystawienie
- Sposób zapłaty za fakturę - gotówka lub przelew
- winna być w dwóch kopiach (kopia i oryginał)
- dane nabywcy
- Kwota
- podsumowania słownie i cyframi
- dane sprzedającego
- nr faktury vat np FVS 2/11/08
- napis faktura VAT
- Termin płatności