Z zagadnieniem dokumentu mamy do czynienia aż za często. Stąd też powinniśmy wiedzieć, czym dokładnie jest dokument oraz w jaki sposób używać można niektóre jego wzory oraz szablony, które ułatwiają nam życie.
Dokumentem jest dla nas akt notarialny, umowa, świadectwo ukończenia szkoły, prawo jazy, dowód osobisty a często też ważny e-mail, lub inna notatka napisana elektronicznie. W takiej gęstwinie identycznie nazywanych dokumentów, trudno stworzyć uniwersalną definicję, która obejmowałaby wszelkie typy tak zwanych „dokumentów”. Można mimo to stwierdzić, iż pisma, o podwyższonej randze ich ważności. W ten prosty sposób scharakteryzować można większość znaczących dokumentów, mimo to pamiętać powinno się, iż nie chodzi tu o znaczenie, czy też sentyment, jaki dana osoba odczuwa w stosunku do dokumentu, ale ważność dla kilku osób, urzędu/ów, instytucji państwowych, czy kościelnych. Takie rozumienie również nie wyczerpuje tej kwestii, mimo to umożliwia nakreślenie niejakiego pojęcia o dokumentach.
Tworzenie dokumentu, w uzależnieniu od jego złożoności, potrafi być kwestią czasochłonną, stąd też wielokrotnie używa się w niniejszym celu różnego rodzaju wzory i szablony. Plusem wypływającym z ich zastosowania jest przede wszystkim ekonomizacja czasu, który mamy okazję spożytkować w innych celach. To także uproszczenie niektórych trybów, które wynikają m.in. z umiejętności tworzenia pism urzędowych, czy reguł tworzenia dokumentów w ogóle. Czym więc są wzory i szablony?
Można rzec, iż są to określone schematy, w myśl których można w dosyć łatwy oraz szybki sposób utworzyć inne, podobne pismo formalne, lub inne. W przypadku szablonów, będziemy mieli tutaj do czynienia z uzupełnianiem przygotowanych wcześniej pól edycji, po których uzupełnieniu tworzy się dokument. Jest to niezmiernie przydatne w pracy urzędniczej, lub takiej, w której do czynienia mamy z seryjnością, albo powtarzalnością pism o identycznym znaczeniu. Wzorem natomiast mamy możliwość nazwać pismo, na przykładzie którego da radę utworzyć całkiem nowy dokument. Ten rodzaj schematu wymaga od twórcy nowego pisma nieco większej uwagi oraz zaangażowania, ponieważ dane zawarte we wzorze nie są przepisywane słowo w słowo, a jedynie przypasowywane do danej sytuacji.
Należy zatem wykorzystywać uproszczenia, jakie dają nam wzory oraz szablony. W taki sposób bardzo łatwo i szybko utworzymy odpowiedni rodzaj dokumentu.