Wzorem dokumentu możemy określić jakikolwiek model, na zasadzie którego był stworzony inny dokument. Użycie wyżej wspomnianego wzoru w znaczący sposób umożliwia skrócenie okresu generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, możemy także zminimalizować sytuacje wystąpienia przekłamań w akcie prawnym, który stworzyliśmy.

Charakterystycznym rodzajem aktu prawnego, jest dokument rachunkowy, który powstaje w sytuacji utrwalenia pisemnie procesów gospodarczych, jakie tworzą się między poszczególnymi subiektami bądź stronami. Niniejszy dokument często nazywany jest dowodem, ponieważ na jego podstawie możemy dowodzić swoich roszczeń zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.

I tak oto mamy możliwość pogrupować je na:

Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
Zewnętrzne obce - stworzone przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują wcześniej dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,,
Zastępcze – stworzone do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, są to na przykład dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych, ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło
Korygujące.

Dowody rachunkowe pełnią bardzo ważną rolę również jako podstawa raportu finansowego i źródło analizy ekonomicznej. Powinny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny zawierać w żadnym razie przekłamań, przeróbek czy prób usunięcia danych. Dokument z takimi zmianami można bardzo łatwo podważyć.

Dowód rachunkowy musi posiadać między innymi:

Podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
Charakterystykę funkcjonowania, jego wartość, jednostki,
Określony typ dowodu,
Numer identyfikacyjny dokumentu,
Dzień, miesiąc, rok wydarzenia oraz czas wystawienia dowodu rachunkowego,
Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej
Adnotację stwierdzającą kontrolę oraz zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód musi być przygotowany w sposób przejrzysty oraz zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontrolnych, ale również musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim pojawią, muszą być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (policzone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie niniejszych dokumentów.