Wzorem dokumentu możemy określić każdy pierwowzór, na podstawie którego był stworzony inny dokument. Użycie niniejszego wzoru w znaczący sposób umożliwia skrócenie czasu generowania dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, możemy również zmniejszyć sytuacje wystąpienia omyłek w akcie prawnym, który stworzyliśmy.

Szczególnym typem dokumentu, jest dokument rachunkowy, jaki tworzy się w wyniku utrwalenia pisemnie procesów gospodarczych, które zachodzą pomiędzy poszczególnymi subiektami bądź stronami. Niniejszy dokument często nazywany jest dowodem, ponieważ na jego kanwie możemy dowodzić swoich pretensji zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.

I tak oto mamy możliwość podzielić je na:

Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują uprzednio stworzone zapisy wg nowych wymagań klasyfikacyjnych,,
Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
Zewnętrzne obce - wystawione przez klientów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, są to np. obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło
Korygujące.

Dowody rachunkowe odgrywają istotną rolę także jako fundament sprawozdania finansowego i źródło analizy finansowej. Powinny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą zawierać w żadnym razie błędów, poprawek czy prób usunięcia informacji. Dokument z takimi zmianami można bardzo łatwo zakwestionować.

Dowód rachunkowy powinien posiadać m.in.:

Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
Określony typ dowodu,
Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
Opis działania, jego wartość, jednostki,
Dzień, miesiąc, rok zdarzenia oraz czas wystawienia dowodu księgowego,
Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej
Zapis potwierdzający kontrolę oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód musi być sporządzony w sposób jasny i zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontrolnych, a także musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim pojawią, muszą być zapisane w walucie polskiej (policzone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich dokumentów.